Hos lokaliseringsfirmaet Bowne Global Solutions Denmark A/S er man meget tilfreds med Translator's Workbench, et system med oversættelseshukommelse fra TRADOS. "Det gør os i stand til at fastholde vores konkurrencedygtige position på lokaliseringsmarkedet", siger direktør David S. Miller, "og de fleste af vores kunder forlanger nu, at vi bruger det". Translator's Workbench er både tidsbesparende og øger konsekvensen i teksten. Det gør det nemmere for en oversætter at arbejde på flere projekter på en gang, og man kan nøjes med færre oversættere på hvert projekt. "Det gør også arbejdet lettere", siger oversætter Katja Østergaard, som er ansvarlig for vedligeholdelse af Bownes oversættelseshukommelser. Det er nemt at bruge og nyansatte oversættere og sprogrevisorer begynder i reglen at arbejde med det efter 2-3 dage.

Bowne Global Solutions Denmark A/S blev etableret i 1994, oprindeligt under navnet NorthWord, som et lille lokaliseringsfirma med 4 ansatte. Firmaet voksede og i 1998, efter kun et år som aktieselskab, blev det købt af Bowne Global Solutions Inc, verdens største softwarelokaliserings-firma med ca. 20 kontorer i 16 lande. Bowne har nu omkring 25 ansatte samt et antal freelance-oversættere tilknyttet virksomheden. De beskæftiger sig først og fremmest med lokalisering af software, men udfører også lokalisering af medicotekniske tekster. Bowne oversætter primært fra engelsk til dansk (norsk, svensk og finsk), men sommetider også til andre sprog (spansk, fransk og tysk) for deres nordiske kunder. Deres kunder er hovedsagelig sofware-udgivere og hardware-producenter.

Hvorfor indføre sprogteknologi

Hos Bowne oversættes de samme tekststykker igen og igen. Enten fordi de lokaliserer opdaterede versioner af software og manualer, eller fordi teksten i sig selv indeholder mange gentagelser. Så oversætterne hos Bowne har altid forsøgt at genbruge så meget materiale som muligt. Både for at kunne oversætte hurtigere og for at opnå større konsekvens i teksterne. Tidligere var det nødvendigt at søge i de forskellige filer og derefter bruge kopier/indsæt funktionen, men selv når det var muligt at skrive makroer for at lette dette arbejde, var det stadig en langsommelig og besværlig proces.

Et system med oversættelseshukommelse som Translator's Workbench er kort beskrevet en database, hvori man gemmer kildesprogssætninger sammen med de ækvivalente oversættelser. Når en identisk eller lignende sætning skal oversættes igen, foreslår systemet automatisk, at man anvender den oversættelse, som allerede ligger i oversættelseshukommelsen. Translator's Workbench arbejder sammen med Microsoft Word.

Efter implementeringen af Translator's Workbench har oversætterne hos Bowne fået nye arbejdsrutiner. Først anvendes den funktion i systemet, som sørger for automatisk oversættelse af alle de sætninger, som er 100% identiske med allerede eksisterende sætninger. Derefter går oversætterne i gang med at oversætte de resterende sætninger og får undervejs hjælp fra systemet, hver gang de kommer til en sætning, som ligner en eksisterende sætning. De behøver ikke længere at bruge tid på først at finde de rigtige tekster frem og derefter bruge kopier/indsæt funktionen. Omkring halvdelen af Bownes medarbejdere arbejder med oversættelse eller sprogrevision og sammen med projektledere og det tekniske personale, som bruger systemet til analyse af projekter, er det ca. 15 personer, som bruger TRADOS' værktøjer til hverdag. Næsten alle tekster lokaliseres ved hjælp af Translator's Workbench. Eneste undtagelser er de tilfælde, hvor kunder leverer deres egne oversættelsesværktøjer, fx til menuer og grænseflader.

Strategi ved implementering af Translator's Workbench

David S. Miller forklarer, at firmaet havde ønsket at implementere Translator's Workbench i nogen tid, men i starten var systemet forholdsvis dyrt og ikke så stabilt som nu. Desuden leverede kunderne dengang deres materiale i mange forskellige formater. Men så besluttede en af deres største kunder, Microsoft, at de skulle arbejde med TRADOS-baserede oversættelseshukommelser og nogenlunde samtidig opnåede TRADOS-produkterne en langt bedre kvalitet. Som datterselskab af Bowne Global Solutions Inc, kunne firmaet desuden købe licenser med mængderabat, og derved blev udgiften langt lavere.

Bownes tekniske afdeling udviklede en simpel strategi, som hovedsagelig omhandlede tekniske aspekter samt andre indledende manøvrer vedrørende implementeringen af systemet. TRADOS har på sin hjemmeside angivet forslag til, hvordan en implementeringsstrategi kunne se ud, og Bowne baserede deres egen strategi på disse forslag (TRADOS hjemmeside kan findes på http://www.trados.com). Implementeringsfasen forløb planmæssigt, og systemet var i brug i løbet af to uger. En ansat fra IT-afdelingen arrangerede et lille internt kursus for nogle få ansatte, og disse begyndte at arbejde med systemet med det samme. I løbet af nogle få måneder arbejdede alle oversættere og sprogrevisorer med Translator's Workbench.

En implementeringsstrategi vil selvfølgelig se forskellig ud alt efter hvordan virksomheden ser ud og alt efter hvordan virksomheden ønsker at arbejde. Bowne besluttede at installere TRADOS i et client-server miljø, så alle oversættere ville have adgang til den samme oversættelseshukommelse. Miller indrømmer at årsagen, til at implementeringen gik så glat, bl.a. hænger sammen med, at Bowne er en meget teknisk orienteret virksomhed. Processen var derfor nok lettere for dem, end den vil være for et oversættelsesbureau med mindre erfaring i disse ting. "Når man installerer TRADOS, især i et client-server miljø, skal processen styres af en person med IT-erfaring". På den anden side er teknologien så enkel, at den daglige vedligeholdelse af databaserne bliver styret under oversættelses- og revideringsfasen, så "vedligeholdelse af TRADOS-produkterne kan ikke beskæftige en medarbejder på fuld tid".

TRADOS WinAlign

Bowne ønskede at oprette oversættelseshukommelser med de tekster, som virksomheden havde oversat tidligere uden brug af Translator's Workbench. Derfor brugte de TRADOS-værktøjet WinAlign, som kan parre kildesprogssætninger med ækvivalente sætninger fra målsprogsteksten, således at de kan kopieres over i oversættelseshukommelsen. De besluttede, at WinAlign først og fremmest skulle bruges på større projekter, hvor det måtte forventes, at der senere skulle lokaliseres opdaterede versioner. På nuværende tidspunkt har Bowne brugt WinAlign på millioner af ord og bruger det stadig i dag, både til at oprette oversættelseshukommelser med egne gamle tekster og med kunders tekster (der er oversat af andre bureauer). WinAlign er imidlertid ikke helt fejlsikker, og resultatet skal kontrolleres for at sikre, at sætningerne er parret korrekt. I de tilfælde, hvor oversættelsen er produceret af et andet bureau, kontrollerer de også oversættelseskvaliteten. Alligevel arbejder værktøjet meget hurtigt. Bowne anslår, at de kan bearbejde 3.000-4.000 ord i timen med WinAlign, inklusive rettelser.

Velstrukturerede arbejdsgange af afgørende betydning

Når man begynder at arbejde med et system som Translator's Workbench er det af afgørende betydning, at man får udviklet en velstruktureret arbejdsgang, og at man er indstillet på at videreudvikle denne. Selvom systemet medførte lidt ekstra teknisk arbejde behøvede oversætterne kun hjælp fra det tekniske personale i opstartfasen. Efterhånden som Bownes oversættere blev bekendt med flere og flere af værktøjets funktioner, var de også i stand til at overtage mere og mere af ansvaret. Både for vedligeholdelse af databaserne og for andre opgaver, som opstår i forbindelse med et oversættelsesprojekt (fx konvertering fra andre filformater).

Helle Christensen, leder af oversættelsesafdelingen, mener også at nøglen til optimal udnyttelse af Translator's Workbench ligger i udarbejdelse af velstrukturerede arbejdsgange, og hun giver et par eksempler: Hos Bowne er oversættelseshukommelser kunde- og projektorienterede. Validering af oversættelseshukommelser har en høj prioritet, og inden en oversættelseshukommelse arkiveres til senere genbrug bliver kvalitet og konsekvens nøje kontrolleret. Under selve oversættelsesprocessen giver sprogrevisorer endvidere løbende feed-back til oversætterne, som implementerer rettelserne løbende, ligeledes for at sikre høj kvalitet og konsekvens i oversættelserne. På grund af den relativt simple teknologi, som ligger til grund for Translator's Workbench, kan størstedelen af vedligeholdelsesarbejdet finde sted i selve oversættelsesfasen.

Øget effektivitet og tilfredse kunder

Firmaet har oplevet en betydelig vækst i effektiviteten, efter at de er begyndt at anvende Translator's Workbench. Når de lokaliserer opdaterede versioner af tekster kan op til 80% af oversættelserne genbruges. Det betyder at oversættelsesarbejdet reduceres betydeligt, eftersom værktøjet automatisk finder alle de sætninger frem, som er oversat før. Miller vurderer, at oversættelseshastigheden gennemsnitligt er steget med 50%. Det skal dog også medtages i beregningerne, at der er nogen administration samt teknisk arbejde forbundet med anvendelsen af et system som Translator's Workbench (det er i øvrigt en af de meget få ulemper, som brugen af værktøjet har medført). Et mere realistisk tal for den øgede effektivitet vil derfor ligge omkring 40%. Men eftersom TRADOS-produkterne hele tiden forbedres, forventer Miller, at dette tal vil stige i fremtiden.

Kunderne er også meget tilfredse med brugen af Translator's Workbench. Ofte leverer Bowne ikke bare lokaliseringen af selve produktet, men også den tilhørende oversættelseshukommelse, som blev oprettet under lokaliseringen. Miller bemærker i øvrigt, at nogle oversættere har svært ved at acceptere denne fremgangsmåde, idet de mener oversættelseshukommelsen på en eller anden måde 'tilhører' oversættelsesbureauet. Miller mener, det er en helt forkert holdning - i hvert fald i lokaliseringsindustrien - for kunderne har betalt for oversættelseshukommelsen. Under alle omstændigheder kunne de jo oprette deres egne oversættelseshukommelser ved at anvende WinAlign på kildesprogsteksten samt den oversættelse, som Bowne leverer. Firmaet har aldrig oplevet rettighedsproblemer i forbindelse med en oversættelseshukommelse.

Den øgede effektivitet resulterer imidlertid ikke direkte i øget dækningsbidrag på hvert enkelt projekt (Bowne har i øvrigt aldrig forventet at spare penge med Translator's Workbench). Deres kunder er teknologisk avancerede virksomheder, som er fuldstændig opmærksomme på, at brugen af oversættelseshukommelse giver en øget effektivitet. Det tager de højde for, når de beregner den pris, de er villige til at betale for lokalisering af et projekt. Ved ganske få lejligheder har det dog været nødvendigt at minde kunderne om, at de også må tage med i deres beregninger, at et system som Translator's Workbench medfører ekstra administrativt og teknisk arbejde. Slutresultatet er, at Bowne har en mindre omsætning på hvert enkelt projekt, men til gengæld har de mulighed for at påtage sig langt flere projekter, og derfor er der ingen negativ konsekvens for overskuddet.

At fastholde deres position på lokaliseringsmarkedet ville have været fuldstændig umuligt uden Translator's Workbench, som ifølge Miller er lokaliseringsindustriens standardværktøj de facto. Først og fremmest fordi det er Windows-baseret, og fordi det er tilgængeligt gennem Word.

Gode råd fra Bowne

David S. Miller har også nogle gode råd til andre virksomheder, som overvejer at implementere et system med oversættelseshukommelse. Det er en absolut betingelse, at virksomhedens ledelse går 100% ind for projektet og yder den nødvendige støtte i implementeringsfasen. Man bør starte med en klart defineret strategi for implementeringens forløb og sikre sig, at den nødvendige tekniske ekspertise er til stede i installationsfasen. Selvom den daglige vedligeholdelse af databaser er relativt simpel, er det vigtigt at have en person som er ansvarlig for, at systemet fungerer optimalt, og som hele tiden vil arbejde målrettet på at forbedre de eksisterende arbejdsgange. Samtidig skal man huske på, at selvom velorganiserede arbejdsprocesser er vigtige, må det aldrig betyde, at processerne bliver statiske. Fleksibilitet er helt klart et nøgleord, for nye projekter vil altid stille nye krav til eksisterende arbejdsmetoder.

Denne artikel er baseret på et interview hos Bowne Global Solutions Denmark A/S den 18. marts 1999 med David S. Miller (direktør), Helle Christensen (leder af oversættelsesafdelingen) og Katja Østergaard (oversætter og ansvarlig for TRADOS-produkterne). Vi takker dem for deres hjælp og samarbejde.

  Tilbage til Successhistorier